Obvyklým důvodem, proč lidé zůstávají v nástroji, kterému odrostli, je migrace. Roky stránek, databází a odkazů vypadají jako ztracený víkend, a tak se rozhodnutí odkládá donekonečna. Cesta ven spočívá v tom, přestat to považovat za migraci. Nové zaznamenávání se může přestěhovat dnes; starý materiál může zůstat přesně tam, kde je, a pohnout se až tehdy, když si to něco skutečně vyžádá.
Krok 1: nejdřív export, rozhodnutí až potom
Než začnete cokoli hodnotit, udělejte si úplný export. V Notionu nabízí export pracovního prostoru Markdown a CSV, HTML nebo PDF; brát se má varianta Markdown, protože dává prostý text, který přečtete kdekoli i za dvacet let. Očekávejte zip se strukturou složek, která zrcadlí váš strom stránek.
O tom exportu je dobré vědět dvě věci. K názvům souborů je připojen 32znakový identifikátor stránky — ošklivé, ale neškodné — a vnitřní odkazy mezi stránkami se mění na odkazy na soubory, které se mimo Notion nemusí podařit otevřít. To není důvod export vynechat: je to důvod udělat ho teď, dokud účet ještě máte, a ne až ve chvíli rušení předplatného.
Krok 2: na třicet dní nasměrujte nové záznamy jinam
Nic nepřesouvejte. Prostě začněte nový materiál zaznamenávat v novém nástroji — každou rychlou myšlenku, hlasovou poznámku, fotku i rozhodnutí — zatímco Notion dál drží to, co už drží.
Tohle je ta skutečná zkouška a nic nestojí. Během měsíce budete vědět, jestli je zaznamenávání dost rychlé na to, aby se stalo návykem, a jestli vyhledávání funguje na materiálu, který jste už začali zapomínat. Tyto dvě otázky rozhodují o výsledku a žádné srovnávání seznamů funkcí neodpoví ani na jednu z nich.
Krok 3: přesouvejte podle potřeby, ne podle složek
Po třiceti dnech přesuňte jen to, po čem opravdu saháte. V praxi je to malý zlomek jakéhokoli pracovního prostoru: většina stránek byla napsána jednou a nikdy víc otevřena — právě proto hromadná migrace promarní tolik úsilí.
- Když starou stránku potřebujete, zkopírujte její obsah jako poznámku a přidejte jeden řádek kontextu o tom, proč pořád něco znamená.
- Referenční materiál — adresy, údaje k účtům, postupy — přeneste jako ploché poznámky; databázi nikdy nepotřeboval.
- Dokončené projekty nechte v exportu. Jsou archivované a archiv nemusí ležet v nástroji, který používáte denně.
- Databáze se skutečnou strukturou, třeba evidence faktur, by měly zůstat ve strukturovaném nástroji. Ne všechno chce být poznámkou.
Co skutečně ztratíte
Tady se vyplatí dívat se střízlivě. Ztratíte databáze s pohledy, filtry a souhrny; ztratíte šablony; ztratíte sdílené stránky a společné editování; a ztratíte každou stránku, kterou jste postavili jako nástěnku. Nástroj na paměť tohle nenahrazuje, a pokud je váš Notion týmová wiki nebo provozní systém firmy, správným rozhodnutím je nechat si ho.
Ztratíte také strom stránek — tu část, kterou lidé oplakávají a jen zřídka jim chybí. Strom dělal dvě práce, procházení a nalézání, a druhá na něm přestává záviset, jakmile vyhledávání funguje podle významu, a ne podle umístění.
Co se opravdu zlepší
Cena zaznamenání klesá, a právě to je změna, která mění chování: myšlenka při procházce se stane uloženou položkou místo úmyslu sepsat ji později. Hlas se stává použitelným, protože vyřčená poznámka se přepíše a dá se v ní hledat, místo aby ležela jako příloha.
Vyhledávání přestává záviset na tom, kam jste co zařadili. Poznámka pořízená v březnu je dosažitelná z popisu vymyšleného v září — a přesně tohle selhání dělá z velkého pracovního prostoru místo, kam věci chodí být zapomenuty.
Poctivé meze tohoto postupu
Provozovat měsíc dva systémy je opravdu nepohodlné: nový materiál je na jednom místě a starý na druhém a po těch třicet dní se občas podíváte do obou. To je cena za to, že nevsadíte víkend na nástroj, který jste nevyzkoušeli, a je nižší než cena té druhé možnosti.
Import z Notionu na jedno kliknutí tu není a tento článek ho ani netvrdí. Přesun starých stránek je kopírování a vkládání, prováděné podle potřeby — snesitelné právě proto, že správné množství k přesunu je mnohem menší, než se na začátku zdá. A pokud je váš prostor sdílený s dalšími lidmi, souběžné období s nimi raději proberte, než abyste je postavili před hotovou věc.
Exportujte dnes celý pracovní prostor a pak přesuňte do Reloggly jen svůj návyk zaznamenávat — na třicet dní. Notion si nechte na databáze a na všechno, co sdílíte s dalšími lidmi. Na konci zjistíte dvě věci: jak málo těch starých stránek vůbec otevíráte a kolik z toho, co skutečně potřebujete, nikdy nebylo stránkou.