Jak používat AI poznámky: první týden

Den 1: zachycujte, nenastavujte

Přeskočte nastavení, složky i každého průvodce, který nabízí pomoc s organizací. Místo toho uložte pět věcí, alespoň jednu nadiktovanou a jednu jako fotografii. Jde o to zjistit, jak se aplikace chová na vašem telefonu, ve vaší ruce a v rychlosti.

Jednou si změřte čas od zamčené obrazovky k uložené myšlence. Tři úkony nebo méně je práh, při kterém návyk zachycovat přežije. Pokud jich je víc, najděte rychlejší cestu — nabídku sdílení, widget na domovské obrazovce, zkratku — dřív než cokoli jiného, protože všechno další závisí na tomto čísle.

Dny 2–3: ukládejte to, co byste si běžně nezapsali

Referenční materiál je ta snadná a nejméně cenná část. Vyplatí se později to, co v danou chvíli působí příliš drobně nebo příliš samozřejmě, než aby to stálo za zápis.

• Důvod za rozhodnutím, ne jen samotné rozhodnutí: „vzali jsme roční tarif, protože měsíční rozbíjel rozpočet třetího kvartálu”.
• Všechno, co jste slíbili nahlas — se jménem člověka a přibližným termínem v jedné a téže větě.
• Třicetisekundové mluvené shrnutí po rozhovoru, na kterém záleželo, nahrané cestou od něj.
• Fotografie s jedním řádkem vysvětlení: tabule, sériové číslo, patro parkoviště, etiketa na víně.

Dny 4–5: zkontrolujte, co software odvodil

Teď se podívejte na to, co vzniklo bez vás: přepisy mluvených poznámek, text vytažený z fotografií, navržená témata a úkoly vydolované z běžných vět. Opravte, co je špatně. Je to jediná údržba, která stojí za to, a zabere pár vteřin na položku.

Zvláštní pozornost věnujte vytaženým úkolům a každému jménu v přepisu. Rozpoznávání řeči selhává nejčastěji na vlastních jménech a chybné jméno je ta chyba, kvůli které se poznámka nejspíš později nedá najít — špatné slovo totiž zní plynule a čte se jako správné, dokud ho nepotřebujete.

Dny 6–7: cvičte se v ptaní, ne v třídění

Položte archivu tři otázky, na které umíte odpovědět zpaměti, a odpovědi porovnejte. Kalibrujete se: zjišťujete, jaké formulace fungují a kde je vaše zachycení tenké, dokud je skutečnost ještě dost čerstvá na kontrolu.

Formulujte otázky jako popisy, ne jako klíčová slova: „ten rozhovor, kde se posunul termín” porazí „termín”. A za každou odpovědí otevřete alespoň jednu zdrojovou poznámku. Sestavená odpověď je výchozí bod; důkazem je poznámka, a právě návyk ověřovat dělá z nástroje něco důvěryhodného, ne jen výřečného.

Co v prvním týdnu záměrně nedělat

Nemigrujte staré poznámky. Hromadný import promění prázdný archiv v zaneřáděný dřív, než zjistíte, jestli vám aplikace sedí, a připraví test ve čtvrtém týdnu o smysl, protože nebudete vědět, co odkud pochází.

Nestavte systém štítků a nečtěte návody o tom, jak si to zařídili jiní. Struktura navržená dřív, než máte doklady, je struktura navržená proti vymyšleným otázkám. Až se objeví skutečný shluk — jeden klient, jedno opakující se téma —, tehdy ho pojmenujte.

Test na konci čtvrtého týdne

Počkejte další tři týdny běžného používání a pak si — ještě než začnete cokoli hledat — napište pět konkrétních otázek k uplynulému měsíci: co jsem slíbil a komu, proč jsme změnili tamto rozhodnutí, jak se jmenoval doporučený nástroj, kde jsem zaparkoval, co stálo na etiketě.

Tři odpovědi z archivu, každá do minuty, znamenají, že to funguje. Jedna nebo dvě znamenají, že zachycujete příliš úzce — skoro vždy jen referenční materiál bez rozhodnutí a závazků. Nula znamená, že se ze zachycování nikdy nestal návyk, a opravovat je potřeba začátek řetězce, ne nastavení aplikace.

Co vám první týden neřekne

Neřekne vám, jestli je vyhledávání dobré, protože vyhledávání prověří jedině čas. Všechno zachycené v prvním týdnu máte pořád v hlavě, takže aplikace působí zbytečně přesně ve chvíli, kdy se rozhodujete, jestli u ní zůstat.

Sedmého dne zůstávají neznámé ještě dvě věci: jestli automatická témata obstojí u stovek položek místo desítek a jestli všechno dostanete zase ven. Obojí stojí za ověření dřív, než systému svěříte rok materiálu — zkuste export v prvním měsíci, dokud je odchod ještě levný.