De eerste week met een AI-notitie-app verloopt bijna altijd hetzelfde: enthousiast instellen, een handvol testnotities, daarna stilte. Dat ligt niet aan de app. Het ligt eraan dat de waarde van een archief volledig aan de terugvindkant zit, en in week één valt er nog niets terug te vinden — dus alleen kosten en geen opbrengst. Dit plan legt vooraf het materiaal aan dat week vier bruikbaar maakt, en eindigt met een test waarvoor je echt kunt zakken.
Dag 1: vastleggen, niet instellen
Sla instellingen, mappen en elke rondleiding die je wil helpen ordenen gewoon over. Bewaar in plaats daarvan vijf dingen, waarvan minstens één ingesproken en één een foto. Het gaat erom te ontdekken hoe de app zich gedraagt op jouw telefoon, in jouw hand, op snelheid.
Klok jezelf één keer, van vergrendeld scherm tot opgeslagen gedachte. Drie handelingen of minder is de drempel waarbij een vastlegwoonte in leven blijft. Duurt het langer, zoek dan de snelle route — het deelmenu, een widget op het beginscherm, een snelkoppeling — voordat je iets anders doet, want al het overige hangt aan dit getal.
Dag 2–3: leg vast wat je normaal niet zou opschrijven
Naslagmateriaal is het makkelijke deel en het minst waardevolle. Wat later loont, is juist wat op het moment zelf te klein of te vanzelfsprekend lijkt om op te schrijven.
- De reden achter een besluit, niet alleen het besluit: ‘we kozen het jaarabonnement omdat maandelijks het Q3-budget opblies’.
- Alles wat je hardop hebt beloofd, met de naam van de persoon en de globale deadline in dezelfde zin.
- Een gesproken nabespreking van dertig seconden na een gesprek dat ertoe deed, opgenomen terwijl je wegloopt.
- Foto’s met één regel uitleg: het whiteboard, het serienummer, de parkeerlaag, het etiket op de wijn.
Dag 4–5: controleer wat de software eruit heeft gehaald
Kijk nu naar wat er zonder jou is ontstaan: transcripties van gesproken notities, tekst uit foto’s, voorgestelde onderwerpen en taken die uit gewone zinnen zijn gehaald. Corrigeer wat fout is. Dit is het enige onderhoud dat de moeite waard is, en het kost seconden per item.
Let vooral op geëxtraheerde taken en op elke naam in een transcriptie. Spraakherkenning struikelt het vaakst over eigennamen, en een verkeerde naam is de fout die een notitie later het waarschijnlijkst onvindbaar maakt — omdat het verkeerde woord vloeiend klinkt en als juist leest tot je het nodig hebt.
Dag 6–7: oefen met vragen, niet met opbergen
Stel het archief drie vragen die je uit je hoofd kunt beantwoorden en vergelijk de antwoorden. Je kalibreert: je leert welke formuleringen aanslaan en waar je vastlegging te dun is, zolang de werkelijkheid nog vers genoeg is om te toetsen.
Formuleer vragen als beschrijvingen in plaats van als trefwoorden: ‘het gesprek waarin de deadline verschoof’ werkt beter dan ‘deadline’. En open achter elk antwoord minstens één bronnotitie. Een samengesteld antwoord is een vertrekpunt; de notitie is het bewijs, en de gewoonte om te controleren maakt het gereedschap betrouwbaar in plaats van alleen welbespraakt.
Wat je in week één bewust laat
Migreer je oude notities niet. Een massale import verandert een leeg archief in een volgestouwd archief voordat je weet of de app bij je past, en hij maakt de test van week vier betekenisloos, omdat je niet meer weet wat waarvandaan komt.
Bouw geen labelsysteem en lees geen gidsen over de werkwijzen van anderen. Structuur die je bedenkt voordat je bewijs hebt, is structuur tegen verzonnen vragen. Ontstaat er een echte cluster — één klant, één terugkerend thema — geef die dan een naam.
De test aan het eind van week vier
Wacht nog drie weken van gewoon gebruik en schrijf dan vijf concrete vragen op over de afgelopen maand, voordat je iets opzoekt: wat heb ik beloofd en aan wie, waarom hebben we dat besluit gewijzigd, welk hulpmiddel werd me aangeraden, waar heb ik geparkeerd, wat stond er op het etiket.
Drie ervan uit het archief beantwoord, elk binnen een minuut, betekent dat het werkt. Eén of twee betekent dat je vastlegging te smal is — bijna altijd naslagmateriaal zonder besluiten of toezeggingen. Nul betekent dat vastleggen nooit een gewoonte is geworden, en de reparatie zit aan het begin van de keten, niet in de instellingen van de app.
Wat de eerste week je niet kan vertellen
Hij kan je niet vertellen of het terugvinden goed is, want terugvinden wordt alleen door tijd getest. Alles wat in week één is vastgelegd, zit nog in je hoofd, waardoor de app juist overbodig voelt op het moment dat je beslist of je ermee doorgaat.
Op dag zeven blijven nog twee dingen onbekend: of automatische onderwerpen standhouden bij honderden items in plaats van tientallen, en of je alles er weer uit krijgt. Beide zijn het waard om te controleren voordat je er een jaar aan materiaal aan toevertrouwt — probeer een export in de eerste maand, zolang vertrekken nog goedkoop is.
Besteed week één uitsluitend aan vastlegsnelheid en beoordeel de app in week vier met vijf vragen die je opschreef voordat je ging zoeken. Een AI-notitie-app die er drie niet uit je eigen materiaal beantwoordt, heeft de tweede maand niet verdiend.