Většina správců úkolů zachází s dokončením jako s likvidací: hotovo, tedy pryč. Jenže dokončený úkol je důkaz — co jste udělali, kdy, pro koho a proč. Smazat ho znamená smazat část své historie, kterou později draze rekonstruujete.
Seznam hotového je kronika vaší práce
„Co jsem vlastně minulý měsíc dělal?“ je překvapivě těžká otázka, když hotová práce mizí. Uchovaný seznam odpovídá přímo: pro zprávy, faktury, hodnocení i pro tišší otázku, kam se poděl čas. Pracovní deník nepotřebujete, když práce sama zanechává datovanou stopu.
Dokončený úkol nese kontext rozhodnutí
Úkol zrozený z poznámky si drží odkaz na situaci, která ho vytvořila: schůzku, hlasový záznam, zprávu. Po měsících tenhle odkaz vysvětluje nejen že se něco udělalo, ale jaký problém to řešilo. A staré úkoly odpovídají na nové otázky: kdy se prodlužovala smlouva, jak dlouho doopravdy trvalo vízum, psal jsem už té klinice?
Archivace: z očí, ne z paměti
Seznam dokončeného nesmí zavalit dnešní obrazovku: dobrý systém odsune hotové automaticky a nechá ho prohledávatelné — podle významu, jako každou poznámku. Dokončení má být jedno klepnutí a archivace nikdy nesmí znamenat smazání.
Berte dokončení jako změnu stavu, ne jako skartovačku. Prohledávatelná historie hotových úkolů je deník, který jste si vedli, aniž jste se snažili.