Die meisten Task-Manager behandeln Erledigung wie Entsorgung: fertig, also weg. Aber eine erledigte Aufgabe ist ein Beleg — was du getan hast, wann, für wen und warum. Sie zu löschen heißt, einen Teil deiner Geschichte zu tilgen, der später teuer zu rekonstruieren ist.
Die Erledigt-Liste ist die Chronik deiner Arbeit
„Was habe ich letzten Monat eigentlich gemacht?“ ist erstaunlich schwer zu beantworten, wenn Erledigtes verschwindet. Eine erhaltene Erledigt-Liste antwortet direkt: für Berichte, Rechnungen, Reviews und die leise Frage, wohin die Zeit ging. Du brauchst kein Arbeitstagebuch, wenn die Arbeit selbst eine datierte Spur hinterlässt.
Erledigte Aufgaben tragen Entscheidungskontext
Eine Aufgabe, die aus einer Notiz entstand, behält den Link zur Situation, die sie erzeugt hat: das Meeting, die Sprachnotiz, die Nachricht. Monate später erklärt diese Verbindung nicht nur, dass etwas getan wurde, sondern welches Problem es löste. Und alte Aufgaben beantworten neue Fragen: Wann wurde der Vertrag verlängert? Wie lange dauerte das Visum wirklich?
Archivieren heißt aus dem Blick, nicht aus dem Gedächtnis
Die Erledigt-Liste soll den heutigen Blick nicht verstellen: Ein gutes System räumt Abgeschlossenes automatisch beiseite und hält es zugleich durchsuchbar — nach Bedeutung, wie jede Notiz. Abschließen sollte ein Tippen sein, und Archivieren darf nie Löschen bedeuten.
Behandle Erledigung als Statuswechsel, nicht als Schredder. Eine durchsuchbare Geschichte erledigter Aufgaben ist ein Tagebuch, das du geführt hast, ohne es zu versuchen.