Wiesz, że notatka istnieje. Pamiętasz mniej więcej kiedy, mniej więcej czego dotyczyła, a czasem nawet gdzie wtedy siedziałeś. Szukasz — i nic nie wraca. To nie jest zawodność pamięci ani brak dyscypliny: to dobrze udokumentowana właściwość tego, jak ludzie nazywają rzeczy, i ma ona swoją nazwę oraz pomiar.
Problem słownika, zmierzony w 1987 roku
George Furnas i współpracownicy z Bell Communications Research opublikowali w 1987 roku w Communications of the ACM artykuł „The vocabulary problem in human-system communication”. W serii eksperymentów stwierdzili, że dwie osoby spontanicznie wybierały to samo określenie dla tego samego znanego przedmiotu w mniej niż dwudziestu procentach przypadków. Najpopularniejszą nazwę danej rzeczy podawała zwykle tylko mniejszość uczestników.
Ma to tu znaczenie, ponieważ szukanie we własnym archiwum jest wersją tego samego eksperymentu — tyle że stoisz po obu stronach, a między wami są miesiące. Osoba, która w marcu napisała „lejek stoi”, i osoba, która w sierpniu szuka „problemy ze sprzedażą w pierwszym kwartale”, nie mają wspólnego słownika, choć to ta sama osoba.
Dlaczego wyszukiwanie po słowach kluczowych cię nie uratuje
Tradycyjne wyszukiwanie porównuje litery, które wpisujesz, z literami, które zostały zapisane. Dobrze radzi sobie z prostymi wariantami — liczbą mnogą, wielkością liter, czasem rdzeniami wyrazów — i całkowicie zawodzi przy synonimach, parafrazach i opisach rzeczy, które nigdy nie zostały nazwane.
Trzy przypadki, w których zawodzi najmocniej, to dokładnie te najczęstsze: notatka opisująca sytuację bez nadania jej etykiety, notatka głosowa, w której mówiłeś potocznie, oraz zdjęcie, którego znaczenie leży w całości poza jego pikselami.
Cztery powody, dla których notatka pozostaje ukryta
W praktyce nieudane wyszukiwania sprowadzają się do krótkiej listy przyczyn. Rozpoznanie, na którą trafiłeś, oszczędza mnóstwo bezsensownego przewijania.
- Niezgodność sformułowań: notatka istnieje i nie dzieli z zapytaniem ani jednego słowa. Zdecydowanie najczęstszy przypadek.
- Brak kontekstu: w notatce jest „zapytać go o to przed piątkiem” i nie ma się czego uchwycić — ani osoby, ani tematu, ani powodu.
- Nie ten pojemnik: zapis powstał w zupełnie innej aplikacji, więc żadne przeszukanie tego archiwum go nie zwróci.
- Nigdy nie zapisane: pamiętasz, że o tym pomyślałeś, a nie że to zapisałeś. Tego nie odzyska żaden system i warto wykluczyć tę możliwość wcześnie.
Naprawa po stronie wyszukiwania: szukaj po znaczeniu
Wyszukiwanie semantyczne porównuje znaczenie zapytania ze znaczeniem zapisanego tekstu, dzięki czemu „problem z niezawodnością dostawcy” może trafić w „lejek stoi, bo dostawca ciągle przesuwa terminy” bez ani jednego wspólnego słowa. To bezpośrednie rozwiązanie problemu słownika, a nie obchodzenie go bokiem.
Działa najlepiej, gdy opisujesz, zamiast etykietować. „Rozmowa, w której ktoś zakwestionował cenę środkowego pakietu” odnajduje się znacznie lepiej niż „ceny”, bo dłuższy opis daje więcej znaczenia do porównania. Dodanie przybliżonego okresu zawęża resztę.
Naprawa po stronie zapisu: jedna linijka kontekstu
Wyszukiwanie nie naprawi tego, czego zabrakło przy zapisie. Notatka bez tematu, bez nazwiska i bez powodu nie daje niczego do porównania, choćby wyszukiwarka była najlepsza — problemem jest brak informacji, a nie technika.
Najtańszym nawykiem, który to naprawia, jest jedno zdanie na koniec: kto, czego dotyczy i po co to zapisujesz. Dziesięć słów w chwili zapisu zastępuje dziesięć minut szukania później. Dopisanie ich wkrótce potem jest prawie równie dobre; dopisanie sześć tygodni później zwykle jest niemożliwe, bo wtedy ty sam już nie wiesz, o co w tej notatce chodziło.
Co i tak pozostanie trudne
Niektóre pytania opierają się wyszukiwaniu strukturalnie. Zliczanie — „ile razy o tym wspominałem” — daje oszacowanie, a nie sumę. Przeczenie — „z którymi klientami się nie skontaktowałem ponownie” — pyta o to, czego w archiwum nie ma, a archiwum może mówić tylko o tym, co zawiera.
Jakość wyszukiwania spada też przy bardzo krótkich notatkach, bo jest mało znaczenia do pracy, i żaden system nie przeszuka materiału, który trzymasz gdzie indziej. Jeśli wyszukiwanie zawiedzie dwa razy przy różnych sformułowaniach, użyteczne kolejne pytanie brzmi nie „co jeszcze mogę wpisać”, tylko „czy ja to w ogóle zapisałem i gdzie”.
Gdy wyszukiwanie zawodzi, zamień etykietę na opis i dodaj przybliżoną datę — to rozwiązuje większość przypadków. Gdy zawiedzie po raz drugi, załóż, że notatce zabrakło kontekstu w chwili zapisu, i poświęć kolejne dziesięć sekund na zdanie, które by cię uratowało.