Proč nemůžete najít své poznámky — a co s tím

Problém slovníku, změřený v roce 1987

George Furnas a jeho kolegové z Bell Communications Research publikovali v roce 1987 v Communications of the ACM článek nazvaný „The vocabulary problem in human-system communication“. V několika experimentech zjistili, že dva lidé spontánně zvolili stejný výraz pro tentýž známý předmět v méně než dvaceti procentech případů. Nejoblíbenější název pro danou věc obvykle uvedla jen menšina účastníků.

Tady to hraje roli proto, že hledání ve vlastním archivu je verzí téhož experimentu — jenže stojíte na obou koncích a mezi vámi jsou měsíce. Ten, kdo v březnu napsal „trychtýř stojí“, a ten, kdo v srpnu hledá „problémy s prodejem v prvním čtvrtletí“, nemají společný slovník, přestože jde o téhož člověka.

Proč vás hledání podle klíčových slov nezachrání

Klasické hledání porovnává písmena, která napíšete, s písmeny, která byla uložena. S jednoduchými obměnami si poradí dobře — množné číslo, velká písmena, někdy slovní základy — a naprosto selhává u synonym, opisů a popisů věcí, které nikdy nebyly pojmenovány.

Tři případy, ve kterých selhává nejtvrději, jsou právě ty běžné: poznámka, která popisuje situaci, aniž by jí dala nálepku; hlasová poznámka, ve které jste mluvili hovorově; a fotka, jejíž význam leží celý mimo její pixely.

Čtyři důvody, proč poznámka zůstane skrytá

V praxi se neúspěšná hledání dají shrnout do krátkého seznamu příčin. Poznat, na kterou z nich jste narazili, ušetří spoustu zbytečného rolování.

• Nesoulad formulací: poznámka existuje a nesdílí s dotazem jediné slovo. S velkým náskokem nejčastější případ.
• Chybějící kontext: v poznámce stojí „zeptat se ho na to do pátku“ a není se čeho chytit — žádná osoba, žádné téma, žádný důvod.
• Špatná schránka: záznam vznikl v úplně jiné aplikaci, takže žádné hledání v tomhle archivu ho nikdy nevrátí.
• Nikdy nezaznamenáno: pamatujete si, že jste na to mysleli, ne že jste to zapsali. Tohle neobnoví žádný systém a vyplatí se to vyloučit brzy.

Náprava na straně hledání: hledat podle významu

Sémantické hledání porovnává význam vašeho dotazu s významem uloženého textu, takže „problém se spolehlivostí dodavatele“ může najít „trychtýř stojí, protože dodavatel pořád klouže s termíny“ bez jediného společného slova. To řeší problém slovníku přímo, místo aby ho obcházelo.

Nejlépe to funguje, když popisujete místo abyste štítkovali. „Rozhovor, ve kterém někdo namítal proti ceně prostředního tarifu“ se dohledá mnohem lépe než „ceny“, protože delší popis nabízí víc významu k porovnání. Přibližné časové období zúží zbytek.

Náprava na straně zápisu: jeden řádek kontextu

Hledání nespraví to, co zápis vynechal. Poznámka bez předmětu, bez jména a bez důvodu nenabízí nic k porovnání, ať je hledání jakkoli dobré — problém je nedostatek informace, ne nedostatek techniky.

Nejlevnějším návykem, který to řeší, je jedna závěrečná věta se jménem člověka, tématem a důvodem, proč si to ukládáte. Deset slov ve chvíli zápisu nahradí deset minut hledání později. Doplnit je krátce poté je skoro stejně dobré; doplnit je po šesti týdnech bývá nemožné, protože tou dobou už ani vy sami nevíte, co poznámka znamenala.

Co zůstane těžké i tak

Některé otázky vzdorují dohledání už svou povahou. Počítání — „kolikrát jsem se o tom zmínil“ — vrátí odhad, ne celkový počet. Zápor — „kterým klientům jsem se neozval“ — se ptá na to, co v archivu chybí, a archiv může mluvit jen o tom, co obsahuje.

Kvalita hledání také klesá u velmi krátkých poznámek, protože je málo významu, s nímž se dá pracovat, a žádný systém neprohledá materiál, který jste si nechali jinde. Když hledání selže dvakrát s různými formulacemi, užitečná další otázka nezní „co ještě můžu napsat“, ale „zaznamenal jsem to vůbec, a kam“.