Вы точно знаете, что заметка есть. Помните примерно когда, примерно о чём, а иногда даже где сидели в тот момент. Вы ищете — и не находите ничего. Это не провал памяти и не недостаток дисциплины: это хорошо описанное свойство того, как люди называют вещи, и у него есть имя и измерение.
Проблема словаря, измеренная в 1987 году
Джордж Фёрнас и коллеги из Bell Communications Research опубликовали в 1987 году в Communications of the ACM статью «The vocabulary problem in human-system communication». В серии экспериментов они обнаружили, что два человека спонтанно выбирали одно и то же слово для одного и того же знакомого предмета менее чем в двадцати процентах случаев. Самое популярное название вещи обычно выбирало лишь меньшинство участников.
Для нас это важно потому, что поиск по собственному архиву — та же самая ситуация: вы стоите на обоих концах, а между вами месяцы. Человек, написавший в марте «воронка встала», и человек, ищущий в августе «проблемы с продажами в первом квартале», говорят на разных языках — хотя это один и тот же человек.
Почему поиск по ключевым словам вас не спасёт
Обычный поиск сопоставляет буквы, которые вы набрали, с буквами, которые были сохранены. С простыми вариациями он справляется хорошо — множественное число, регистр, иногда основы слов, — и полностью проваливается на синонимах, перефразировках и описаниях того, что вообще не было названо.
Три случая, где он проигрывает сильнее всего, как раз самые частые: заметка описывает ситуацию, но не даёт ей ярлыка; голосовая заметка, в которой вы говорили разговорными словами; фотография, смысл которой целиком лежит за пределами её пикселей.
Четыре причины, по которым заметка не находится
На практике неудачные поиски сводятся к короткому списку причин. Понять, с какой из них вы столкнулись, экономит много бессмысленной прокрутки.
- Несовпадение формулировок: заметка есть, но не делит с запросом ни одного слова. С большим отрывом самая частая причина.
- Нет контекста: в заметке написано «спросить у него об этом до пятницы» — и не за что зацепиться: ни человека, ни темы, ни причины.
- Не то хранилище: запись сделана в другом приложении, и никакой поиск по этому архиву её не вернёт.
- Не было записано: вы помните, как подумали об этом, а не как записали. Такое не восстановит ни одна система, и эту версию стоит отбросить пораньше.
Починка со стороны поиска: искать по смыслу
Семантический поиск сравнивает смысл запроса со смыслом сохранённого текста, поэтому «проблемы с надёжностью поставщика» находят «воронка встала, потому что поставщик всё время съезжает по срокам» — без единого общего слова. Это прямое решение проблемы словаря, а не обход вокруг неё.
Лучше всего он работает, когда вы описываете, а не навешиваете ярлык. «Разговор, где кто-то возражал против цены среднего тарифа» находится куда лучше, чем «цены»: чем длиннее описание, тем больше смысла, с которым можно сопоставлять. Приблизительный период времени сужает остальное.
Починка со стороны записи: одна строка контекста
Поиск не восстановит то, что не было записано. Заметке без предмета, без имени и без причины не за что зацепиться, каким бы хорошим ни был поиск: проблема в отсутствии информации, а не в технике.
Самая дешёвая привычка, которая это лечит, — одно завершающее предложение с именем человека, темой и причиной, по которой вы это сохраняете. Десять слов в момент записи заменяют десять минут поиска потом. Дописать вскоре после записи почти так же хорошо; дописать через шесть недель обычно невозможно, потому что к этому моменту вы и сами уже не знаете, о чём была заметка.
Что всё равно останется трудным
Некоторые вопросы сопротивляются поиску структурно. Подсчёты — «сколько раз я об этом упоминал» — дают оценку, а не итог. Отрицания — «с какими клиентами я не связался повторно» — спрашивают о том, чего в архиве нет, а архив может говорить только о том, что в нём есть.
Качество поиска также падает на очень коротких заметках: смысла, с которым можно работать, слишком мало. И ни одна система не найдёт то, что вы сохранили в другом месте. Если поиск дважды провалился с разными формулировками, полезнее спрашивать не «что ещё набрать», а «я вообще это записал — и куда».
Когда поиск не сработал, замените ярлык на описание и добавьте примерную дату — это решает большинство случаев. Когда не сработало дважды, считайте, что заметке не хватило контекста в момент записи, и потратьте следующие десять секунд на предложение, которое вас бы спасло.