Velký archiv nepotřebuje velký úklidový projekt. Užitečná automatizace pracuje po krocích: indexuje to, co už máte, navrhuje lehkou strukturu a zlepšuje vyhledávání, aniž by každou poznámku nutila do strnulé hierarchie.
Začněte inventurou, ne přepracováním
Importujte nebo připojujte jeden zdroj po druhém. Zachovejte původní data a formáty a teprve pak změřte, co se dá opravdu prohledat, než změníte strukturu.
Automatizujte vratná rozhodnutí
Návrhy témat, rozpoznávání úkolů, souhrny a odkazy na příbuzné poznámky by měly být upravitelné. Automatizace je nejužitečnější tehdy, když špatný návrh stojí jedno kliknutí, a ne poškozený archiv.
- Nechte originály beze změny.
- Zaznamenávejte, odkud odvozené souhrny pocházejí.
- Nechte zpětnou vazbu vylepšovat budoucí návrhy.
Vytvářejte pohledy pro činnost
Samostatné pohledy vynášejí na povrch otevřené úkoly, čerstvá témata, nevyřešené otázky a opakující se signály. Táž poznámka se může objevit ve více pohledech bez zdvojení.
Udržujte drobnými revizemi
Každý týden projděte hrstku nejistých zařazení a mlhavých poznámek. Drobné opravy se sčítají v čistší a lépe prohledatelnou historii.
Automatizujte vrstvy kolem poznámek — hledání, pohledy a návrhy — a zachycený zdrojový materiál přitom nechte stabilní a ověřitelný.